Você tem dificuldade em manter o escritório organizado? Nós podemos te ajudar! Listamos 5 dicas práticas para você manter o escritório organizado. Confira agora!
5 dicas para manter o escritório organizado
Escritório organizado – Reprodução Pixabay
Com a correria do dia a dia, é comum que a organização do escritório não seja uma prioridade. No entanto, para alcançar maior produtividade é muito importante manter o local de trabalho limpo e organizado.
Imagina chegar no trabalho e encontrar um ambiente totalmente poluído com papeis espalhados, fios por toda parte, sem nenhuma organização? Certamente o dia já iria iniciar agitado e o rendimento do trabalho diminuiria.
Uma das tarefas de uma boa gestão do tempo é manter o local do trabalho organizado. E através de algumas dicas práticas você pode tornar o seu trabalho muito mais produtivo.
Pensando nisso, nós listamos 3 dicas para manter o escritório organizado. Continue lendo este artigo até o final e descubra todas as estratégias importantes para aumentar a sua produtividade no trabalho. Confira agora mesmo!
1. Imprima menos
Quer ter menos papeis espalhados pelo escritório? Imprima menos. Simples assim. Realizar impressões de documentos desnecessários pode fazer você gastar mais com material de papelaria, além de tornar tudo uma bagunça com o que não é necessário.
Além disso, a digitalização das empresas tem ocorrido cada dia mais. Isso quer dizer que muitas empresas preferem utilizar documentos virtuais do que impressos. Além de economizar, ser mais seguro contra perdas e deterioração, utilizar o meio tecnológico para arquivar documentos pode tornar os processos mais ágeis e fáceis.
Comece inserindo aos poucos esta cultura na sua empresa. Peça para que os clientes enviem os documentos necessários por email e envie-os por email também. Utilize um drive para guardar documentos importantes, mantendo sempre o backup em dia.
2. Utilize os armários de forma organizada
Uma forma de manter todo o ambiente organizado em geral, é organizar os departamentos. Ou seja, cada local específico do escritório. Comece pelos armários. Crie um método de organização para eles de acordo com o seu fluxo de trabalho.
Por exemplo, se você trabalha com processos e prazos, pode organizar os armários de acordo com a data de entrega de cada projeto. Se no seu trabalho possui vários departamentos, separe uma parte do armário para cada departamento específico. Dessa forma, você não ficará perdido sem saber onde está aquele documento importante.
3. Utilize as paredes
Sabia que as paredes podem ser suas maiores aliadas para manter o escritório organizado? Isso porque a organização começa da nossa mente, quando temos todo o processo visualizado e organizado, sabendo o que devemos fazer.
Por isso, utilize as paredes para pendurar murais informativos. Informe o andamento dos projetos que estão sendo realizados, escala, prazos, recados, checklist, bem como toda e qualquer informação que achar importante. Os cartazes e murais ajudam a equipe a se manterem alinhadas e otimiza todo o processo em execução.
4. Elimine da vista os objetos desnecessários
Tire da sua mesa tudo o que não estiver utilizando no momento. Isso ajuda a te manter focado na tarefa em que estiver realizando, evitando procrastinar. Além disso, evita que documentos se misturem e sejam perdidos.
Sendo assim, escolha um local específico para colocar todos os materiais que serão utilizados no dia de trabalho ou mesmo durante a semana. Escolha uma gaveta, uma parte do armário ou até mesmo um suporte de mesa.
Dessa forma, pegue do local apenas o que irá utilizar naquele momento. Quando concluir a tarefa, remova todos os itens que não serão mais utilizados para a próxima tarefa. Isso pode tornar o seu trabalho muito mais produtivo.
5. Utilize a tecnologia a seu favor
A tecnologia existe para facilitar a sua vida. Por isso, utilize aplicativos corporativos e sistemas que irão otimizar o seu trabalho, a comunicação e a organização.
Atualmente, existem diversos apps que facilitam a troca de documentos, bem como a sua gestão eficaz. Além disso, algumas aplicações ajudam até mesmo a comunicação para realização de vendas aos clientes.
Observe qual é a real necessidade da sua empresa. Verifique quais pontos precisam de mais atenção, além do que precisa ser melhorado. A comunicação está eficaz? Os documentos estão organizados de forma que facilite a sua visualização? Entenda o que você precisa e busque o software que melhor irá te atender.
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